Datenschutz

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie sonstiger anwendbarer datenschutzrechtlicher Vorschriften für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website sowie der SaaS-Plattform LegalFusion ist:

E-Mail: contact@legalfusion.de
Telefon: +49 1511 1808252

Der Verantwortliche entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit in dieser Datenschutzerklärung oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben nichts Abweichendes geregelt ist.

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt.

Geltungsbereich der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Succesphire GmbH im Zusammenhang mit der Nutzung der Website LegalFusion sowie der cloudbasierten SaaS-Plattform LegalFusion.

Sie gilt für sämtliche Verarbeitungsvorgänge, die in dieser Datenschutzerklärung beschrieben werden.

Die Datenschutzerklärung richtet sich an Besucher der Website, Ansprechpartner und Beschäftigte, Interessenten, Vertragspartnern sowie sonstige natürliche Personen, deren personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung oder Nutzung von LegalFusion verarbeitet werden.

LegalFusion richtet sich ausschließlich an Unternehmen und sonstige gewerbliche oder berufliche Nutzer (B2B). Die Plattform ist nicht für Verbraucher bestimmt. Soweit im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die datenschutzrechtlichen Informationspflichten unabhängig davon, ob die betroffene Person selbst Nutzer der Plattform ist oder ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von LegalFusion verarbeitet werden.

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die durch die Succesphire GmbH verantworteten Verarbeitungsvorgänge. Sie erstreckt sich nicht auf die Datenverarbeitung durch Dritte, deren Websites, Anwendungen oder sonstige Dienste über Verlinkungen oder Integrationen erreichbar sind und für die jeweils die datenschutzrechtlichen Informationen des betreffenden Anbieters maßgeblich sind, soweit wir auf Angebote Dritter verlinken oder deren Dienste eingebunden sind.

Allgemeine Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, den Betrieb der SaaS-Plattform LegalFusion, die Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen, die Kommunikation mit Interessenten und Kunden, die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist oder eine betroffene Person in die Verarbeitung eingewilligt hat.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) oder Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erheben, stammen diese Daten regelmäßig von unserem jeweiligen Kunden, von berechtigten Nutzern der Plattform, soweit diese zur Übermittlung der Daten berechtigt sind. Welche Daten im Einzelfall verarbeitet werden, hängt von der jeweiligen Nutzung der Website oder der Plattform sowie den konkreten Geschäftsbeziehungen und Verarbeitungsvorgängen ab.

Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser des Endgeräts automatisch Informationen an unseren Webserver übermittelt. Diese Informationen werden temporär in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet. Hierbei werden insbesondere folgende Informationen verarbeitet:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seiten und Dateien,
• übertragene Datenmenge,
• Zugriffsstatus und HTTP-Statuscode,
• Referrer-URL, sofern vom Browser übermittelt,
• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem sowie dessen Oberfläche,
• Sprache und Version der Browsersoftware.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Bereitstellung der Website sowie zur Gewährleistung ihrer Sicherheit, Stabilität, Integrität und Funktionsfähigkeit sowie zur Erkennung, Analyse und Abwehr von Sicherheitsvorfällen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, stabilen und technisch ordnungsgemäßen Bereitstellung unserer Website sowie im Schutz unserer informationstechnischen Systeme vor Missbrauch und unbefugten Zugriffen.

Die Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der genannten Zwecke erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt ausschließlich, soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Cookies, vergleichbare Technologien und Consent Management

Soweit auf unserer Website Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, dienen diese der Bereitstellung einzelner Funktionen der Website oder den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken.

Der Einsatz technisch erforderlicher Cookies und vergleichbarer Technologien erfolgt, um die grundlegenden Funktionen der Website bereitzustellen, deren Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten, Nutzereinstellungen zu speichern sowie die ordnungsgemäße Bereitstellung der Website sicherzustellen.

Rechtsgrundlage für den Einsatz technisch erforderlicher Cookies und vergleichbarer Technologien ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, soweit der Zugriff auf Informationen im Endgerät oder deren Speicherung hierfür erforderlich ist. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der technisch fehlerfreien, sicheren und nutzergerechten Bereitstellung unserer Website.

Soweit Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, die für den Betrieb der Website nicht technisch erforderlich sind, erfolgt deren Einsatz ausschließlich auf Grundlage einer zuvor erteilten Einwilligung. Rechtsgrundlage hierfür ist § 25 Abs. 1 TDDDG sowie – soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden – Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Die Entscheidung über die Erteilung einer Einwilligung ist freiwillig. Die Verwaltung der Einwilligungen erfolgt über ein auf der Website eingesetztes Consent-Management-System. Über dieses können Nutzer ihre Einwilligung erteilen, ablehnen oder jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.

Welche Cookies und vergleichbaren Technologien im Einzelnen eingesetzt werden, welchen Zwecken sie dienen, sowie die jeweiligen Speicherdauern ergeben sich aus den Informationen des Consent-Management-Systems, das beim erstmaligen Besuch der Website sowie jederzeit über die entsprechenden Datenschutzeinstellungen aufgerufen werden kann.

Kontaktaufnahme und Kommunikation

Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Beantwortung Ihrer Anfrage sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines bestehenden Vertragsverhältnisses erforderlich ist.

Je nach Art der Kontaktaufnahme können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name,
• Unternehmen,
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• Funktion oder Position im Unternehmen,
• Inhalt der Anfrage und sonstige im Rahmen der Kommunikation übermittelte Informationen,
• Datum und Zeitpunkt der Kontaktaufnahme sowie Kommunikationshistorie.

Die Kontaktaufnahme kann insbesondere über das Kontaktformular auf unserer Website, per E-Mail, telefonisch oder über sonstige von uns bereitgestellte Kommunikationswege erfolgen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder der Erfüllung eines Vertrags dient. Soweit die Verarbeitung nicht der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung von Anfragen, der Kommunikation mit Interessenten, Kunden und sonstigen Geschäftspartnern sowie der Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen.

Soweit eine Kontaktaufnahme über das Kontaktformular erfolgt, sind nur diejenigen Angaben verpflichtend, die für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage erforderlich sind. Weitere Angaben können freiwillig erfolgen.

Die im Rahmen einer Kontaktaufnahme erhobenen personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens nicht mehr erforderlich sind, keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und keine berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen, insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Registrierung und Benutzerkonto

Für die Nutzung der SaaS-Plattform LegalFusion ist die Registrierung eines Benutzerkontos erforderlich. Im Rahmen der Registrierung, Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos verarbeiten wir diejenigen personenbezogenen Daten, die zur Einrichtung des Benutzerkontos, zur Authentifizierung der Nutzer sowie zur Nutzung der Plattform erforderlich sind.

Hierbei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname,
• geschäftliche E-Mail-Adresse,
• Unternehmen,
• Benutzername, soweit vergeben,
• Rolle und Berechtigungen innerhalb der Plattform,
• Anmelde- und Authentifizierungsdaten,
• Angaben zum Benutzerkonto (z. B. Kontostatus),
• Datum und Zeitpunkt der Registrierung sowie der Kontoaktivierung,
• Protokolldaten im Zusammenhang mit der Registrierung, Anmeldung und Verwaltung des Benutzerkontos.

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos, zur Authentifizierung berechtigter Nutzer, zur Bereitstellung der vereinbarten Plattformfunktionen, zur Verwaltung von Rollen und Berechtigungen innerhalb der jeweiligen Mandantenumgebung, zur Gewährleistung der Sicherheit der Plattform sowie zur Erkennung, Verhinderung und Aufklärung missbräuchlicher oder unbefugter Nutzungen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses sowie die Bereitstellung des Benutzerkontos erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung der Gewährleistung der Sicherheit, Integrität und Funktionsfähigkeit der Plattform sowie der Erkennung und Verhinderung missbräuchlicher Nutzungen dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Betrieb der Plattform sowie im Schutz der Benutzerkonten und der darin verarbeiteten Daten.

Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Benutzerkonto werden gespeichert, solange das Benutzerkonto besteht oder ihre Verarbeitung für die Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Nach Deaktivierung oder Löschung des Benutzerkontos werden die personenbezogenen Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder ihre weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Nutzung der LegalFusion-Plattform

Im Rahmen der Nutzung der SaaS-Plattform LegalFusion verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies für die Bereitstellung, den Betrieb und die Nutzung der Plattform sowie der darin bereitgestellten Funktionen erforderlich ist.

Je nach Art und Umfang der Nutzung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Benutzer- und Kontoinformationen,
• Angaben zu Organisationen und Mandanten,
• Inhalte von Eingaben und Nutzerinteraktionen innerhalb der Plattform,
• Metadaten zu erfassten oder verwalteten Vorgängen,
• Nutzungs- und Protokolldaten im Zusammenhang mit der Verwendung der Plattform,
• Zeitstempel zu Bearbeitungs-, Änderungs- und Nutzungsvorgängen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung der vereinbarten Plattformfunktionen, zur Verwaltung von Verträgen und vertragsbezogenen Informationen, zur Durchführung von Such- und Analysefunktionen, zur Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsvorgängen, zur Fehleranalyse sowie zur Gewährleistung der Sicherheit, Integrität, Stabilität und Funktionsfähigkeit der Plattform.

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage der jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen sowie nach den dokumentierten Weisungen des jeweiligen Kunden im Sinne von Art. 28 DSGVO. In diesen Fällen handelt der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich als Verantwortlicher und wir als Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir als Verantwortlicher handeln, ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung oder Anbahnung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung der Gewährleistung eines sicheren, ordnungsgemäßen und störungsfreien Betriebs der Plattform oder der Erkennung, Verhinderung und Untersuchung missbräuchlicher Nutzungen dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, zuverlässigen und wirtschaftlichen Betrieb der Plattform sowie im Schutz der Plattform, der Benutzerkonten und der verarbeiteten Daten.

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter verarbeiten, richten sich Löschung und Rückgabe der Daten nach den vertraglichen Vereinbarungen mit dem jeweiligen Kunden sowie dessen dokumentierten Weisungen.

Verarbeitung von Dokumenten und Vertragsinhalten

Im Rahmen der Nutzung der LegalFusion-Plattform können autorisierte Benutzer Dokumente, Verträge und sonstige Inhalte in die Plattform einstellen, verwalten, bearbeiten und löschen. Diese Dokumente können personenbezogene Daten enthalten. Hierzu gehören insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Vertrags- und Geschäftsdaten, Kommunikationsinhalte, Unterschriften sowie sonstige personenbezogene Informationen, die Bestandteil der vom Kunden bereitgestellten Dokumente und Vertragsunterlagen sind.

Die personenbezogenen Daten werden in der Regel vom jeweiligen Kunden oder dessen autorisierten Benutzern bereitgestellt. Der Kunde entscheidet darüber, welche Dokumente und Inhalte innerhalb der LegalFusion-Plattform verarbeitet werden und trägt als Verantwortlicher die datenschutzrechtliche Verantwortung für deren Verarbeitung.

Die Verarbeitung der Dokumente und Vertragsinhalte erfolgt auf Veranlassung des Kunden und soweit dies zur Bereitstellung der jeweils genutzten Funktionen der LegalFusion-Plattform erforderlich ist. Hierzu gehört insbesondere die Verarbeitung und Aufbereitung der bereitgestellten Inhalte für die vom Benutzer angeforderte Vertragsanalyse und die weiteren Funktionen des jeweils gebuchten Lizenzmodells.

Auf Veranlassung berechtigter Benutzer können Dokumente und Vertragsinhalte zudem ausgewertet werden, beispielsweise zur Durchführung von Suchvorgängen, zur strukturierten Aufbereitung von Informationen oder zur Erstellung dokumentenbezogener Auswertungen. Soweit hierbei KI-gestützte Funktionen genutzt werden, gelten ergänzend die Regelungen in Kapitel 10 dieser Datenschutzerklärung.

Soweit die Succesphire GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, die Bestandteil der vom Kunden bereitgestellten Dokumente und Vertragsinhalte sind, erfolgt diese Verarbeitung grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO und ausschließlich im Rahmen der dokumentierten Weisungen des Kunden. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit für die Verarbeitung der in den Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten verbleibt beim jeweiligen Kunden.

Eine Bereitstellung von Dokumenten oder Vertragsinhalten über Kundengrenzen hinweg erfolgt nicht.

Eine Verarbeitung der vom Kunden bereitgestellten Dokumente und Vertragsinhalte für eigene, von den Verarbeitungszwecken des Kunden unabhängige Zwecke erfolgt nicht. Hiervon unberührt bleiben Verarbeitungsvorgänge, bei denen die Succesphire GmbH personenbezogene Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung und zum sicheren Betrieb der LegalFusion-Plattform, zur Erkennung und Behebung technischer Störungen, zur Gewährleistung der Informationssicherheit oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist – je nach Art des jeweiligen Verarbeitungsvorgangs – Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

Verarbeitung im Zusammenhang mit KI-Funktionen

LegalFusion stellt Funktionen zur KI-gestützten Verarbeitung von Dokumenten und Vertragsinhalten bereit. Die Nutzung dieser Funktionen erfolgt ausschließlich auf Veranlassung berechtigter Benutzer innerhalb der jeweiligen Mandantenumgebung.

Im Rahmen der Nutzung der KI-Funktionen können die vom Kunden bereitgestellten Dokumente und Vertragsinhalte, darin enthaltene personenbezogene Daten sowie Benutzereingaben (Prompts) verarbeitet werden, soweit dies zur Durchführung der jeweils angeforderten KI-gestützten Verarbeitung erforderlich ist. Darüber hinaus werden die im Rahmen der Verarbeitung erzeugten Ausgaben der KI innerhalb der LegalFusion-Plattform für die berechtigten Benutzer bereitgestellt.

Die KI-gestützte Verarbeitung dient insbesondere der Analyse, Strukturierung, Zusammenfassung, Extraktion und Aufbereitung von Informationen aus den bereitgestellten Dokumenten und Benutzereingaben sowie der Generierung entsprechender Ausgaben auf Grundlage der jeweiligen Benutzeranfrage.

Soweit die Succesphire GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, die Bestandteil der vom Kunden bereitgestellten Dokumente, Vertragsinhalte oder Benutzereingaben sind, erfolgt diese Verarbeitung grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit für die Rechtmäßigkeit der verarbeiteten Inhalte verbleibt beim jeweiligen Kunden.

Soweit zur Bereitstellung einzelner KI-Funktionen externe Dienstleister eingebunden werden, erfolgt deren Einsatz unter Beachtung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorgaben. Informationen zu Empfängern personenbezogener Daten sowie zu etwaigen Datenübermittlungen in Drittländer enthalten die Kapitel 15 und 16 dieser Datenschutzerklärung.

Soweit die Succesphire GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung der KI-Funktionen, zur Gewährleistung eines sicheren und zuverlässigen Betriebs der LegalFusion-Plattform oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist und sie insoweit selbst Verantwortlicher ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO, soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Die Nutzung der KI-Funktionen führt nicht zu einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt. Weitere Informationen hierzu enthält Kapitel 19 dieser Datenschutzerklärung.

Support und Kundenbetreuung

Im Rahmen der Bearbeitung von Supportanfragen und der Kundenbetreuung verarbeitet die Succesphire GmbH personenbezogene Daten, soweit dies zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage, zur Bereitstellung von Supportleistungen sowie zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs der LegalFusion-Plattform erforderlich ist.

Hierbei können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit, Benutzer- und Kontoinformationen, Kommunikationsinhalte, Angaben zu Supportanfragen sowie technische Informationen verarbeitet werden, die im Zusammenhang mit der Nutzung der LegalFusion-Plattform bereitgestellt oder im Rahmen der Fehleranalyse erforderlich werden.

Soweit dies zur Bearbeitung einer Supportanfrage erforderlich ist, können auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Bestandteil der vom Kunden bereitgestellten Dokumente, Vertragsinhalte oder sonstigen Inhalte innerhalb der LegalFusion-Plattform sind.

Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Bestandteil der vom Kunden innerhalb der LegalFusion-Plattform verarbeiteten Inhalte sind, handelt die Succesphire GmbH grundsätzlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung und Dokumentation von Supportanfragen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet werden und die Succesphire GmbH insoweit selbst Verantwortlicher ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO, soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Zur Erbringung von Supportleistungen können personenbezogene Daten an hierfür eingesetzte Dienstleister übermittelt werden, soweit dies zur Bearbeitung der jeweiligen Supportanfrage erforderlich ist. Informationen zu Empfängern personenbezogener Daten sowie zu etwaigen Datenübermittlungen in Drittländer enthalten die Kapitel 15 und 16 dieser Datenschutzerklärung.

Vertragsverwaltung und Abrechnung

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Vertragsverhältnissen verarbeitet die Succesphire GmbH personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung des jeweiligen Vertragsverhältnisses, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Abrechnung der vereinbarten Leistungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Hierbei können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zum Unternehmen, Rechnungsdaten, Angaben zu Ansprechpartnern, Vertrags- und Leistungsdaten, Zahlungsinformationen sowie Kommunikationsdaten verarbeitet werden, soweit diese für die Vertragsverwaltung oder Abrechnung erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung und Verwaltung von Vertragsverhältnissen, zur Abrechnung der vereinbarten Leistungen, zur Bearbeitung vertragsbezogener Anfragen, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie zur Erfüllung handels-, steuer- und sonstiger gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Soweit die Succesphire GmbH personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung und Abrechnung verarbeitet, erfolgt dies als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung oder Anbahnung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erfolgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus kann eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen, soweit sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Zur Durchführung der Vertragsverwaltung und Abrechnung können personenbezogene Daten an hierfür eingesetzte Dienstleister übermittelt werden, soweit dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Informationen zu Empfängern personenbezogener Daten sowie zu etwaigen Datenübermittlungen in Drittländer enthalten die Kapitel 15 und 16 dieser Datenschutzerklärung.

Newsletter und produktbezogene Informationen

Soweit die Succesphire GmbH einen Newsletter oder vergleichbare produktbezogene Informationen anbietet, verarbeitet sie personenbezogene Daten zum Versand dieser Informationen.

Hierbei können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zum Unternehmen sowie Nachweise über die Anmeldung und gegebenenfalls die erteilte Einwilligung verarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung des jeweiligen Kommunikationsangebots erforderlich ist.

Der Versand von Newslettern erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine solche erforderlich ist. Soweit produktbezogene Informationen im Zusammenhang mit einem bestehenden Kundenverhältnis versendet werden und die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse der Succesphire GmbH besteht darin, Kunden über Produkte, Funktionen und sicherheitsrelevante Informationen im Zusammenhang mit der Nutzung der LegalFusion-Plattform zu informieren.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Einer Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage berechtigter Interessen kann nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO widersprochen werden.

Soweit für den Versand von Newslettern oder produktbezogenen Informationen externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Einbindung unter Beachtung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorgaben. Informationen zu Empfängern personenbezogener Daten sowie zu etwaigen Datenübermittlungen in Drittländer enthalten die Kapitel 15 und 16 dieser Datenschutzerklärung.

Social-Media-Auftritte

Die Succesphire GmbH unterhält öffentlich zugängliche Unternehmensprofile in sozialen Netzwerken, um über das Unternehmen, die LegalFusion-Plattform sowie damit verbundene Informationen zu informieren und mit Interessenten, Kunden sowie sonstigen Nutzern zu kommunizieren.

Beim Besuch unserer Social-Media-Auftritte verarbeiten die jeweiligen Betreiber der sozialen Netzwerke personenbezogene Daten der Besucher nach Maßgabe ihrer eigenen Datenschutzbestimmungen. Auf Art, Umfang und Zwecke dieser Datenverarbeitungen hat die Succesphire GmbH grundsätzlich keinen Einfluss. Soweit der Betrieb eines Unternehmensprofils datenschutzrechtlich eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit dem jeweiligen Plattformbetreiber begründet, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der hierfür bestehenden datenschutzrechtlichen Vereinbarungen.

Soweit Nutzer über die Social-Media-Auftritte mit der Succesphire GmbH Kontakt aufnehmen oder Inhalte übermitteln, verarbeitet die Succesphire GmbH die hierbei übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage, zur Kommunikation mit den Nutzern sowie zur Wahrung berechtigter Interessen an der Information über das Unternehmen und die LegalFusion-Plattform.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Kommunikation über Social-Media-Auftritte ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse der Succesphire GmbH besteht in der Information über das Unternehmen und die LegalFusion-Plattform sowie in der Kommunikation mit Interessenten, Kunden und sonstigen Nutzern. Soweit eine Kontaktaufnahme auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Betreiber der jeweiligen sozialen Netzwerke der Succesphire GmbH aggregierte statistische Informationen über die Nutzung der Unternehmensprofile zur Verfügung stellen, werden diese zur Analyse der Reichweite und Nutzung der jeweiligen Unternehmensauftritte verwendet.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die jeweiligen Betreiber der sozialen Netzwerke sowie zu den dort bestehenden Widerspruchs- und Einstellungsmöglichkeiten sind den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Plattformbetreiber zu entnehmen.

Empfänger personenbezogener Daten und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden innerhalb der Succesphire GmbH ausschließlich denjenigen Stellen zugänglich gemacht, die diese zur Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen.

Eine Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber Dritten erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine sonstige datenschutzrechtliche Grundlage die Übermittlung erlaubt.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag der Succesphire GmbH verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Auftragsverarbeiter verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung und nur im Rahmen der vereinbarten Leistungserbringung. Hierzu können insbesondere Dienstleister für Hosting, IT-Infrastruktur, Kommunikationsdienste, Support, Wartung sowie Zahlungs- und Abrechnungsleistungen gehören.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an eigenständig Verantwortliche erfolgt ausschließlich, soweit hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht. Hierzu können insbesondere Behörden, Gerichte, sonstige öffentliche Stellen oder andere Dritte gehören, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht, die Übermittlung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder die betroffene Person in die Übermittlung eingewilligt hat.

Empfänger personenbezogener Daten können sowohl innerhalb als auch außerhalb der Europäischen Union (EU) beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ansässig sein. Soweit personenbezogene Daten an Empfänger in Staaten außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden, gelten ergänzend die Ausführungen unter „Datenübermittlungen in Drittländer“.

Datenübermittlungen in Drittländer

Die für den Betrieb der LegalFusion-Plattform eingesetzte Hosting- und Datenbankinfrastruktur ist auf eine Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union ausgerichtet. Soweit im Rahmen einzelner eingesetzter Dienste dennoch personenbezogene Daten an Empfänger in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden oder ein Zugriff aus solchen Staaten erfolgen kann, erfolgt dies ausschließlich unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Soweit für das betreffende Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO besteht, kann die Übermittlung auf dessen Grundlage erfolgen. Besteht kein Angemessenheitsbeschluss, erfolgt eine Übermittlung nur, wenn geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO bestehen oder ein gesetzlich vorgesehener Ausnahmetatbestand nach Art. 49 DSGVO eingreift. Zu den geeigneten Garantien können insbesondere die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln sowie erforderlichenfalls ergänzende Schutzmaßnahmen gehören.

Weitere Informationen zu den eingesetzten Empfängern und Auftragsverarbeitern ergeben sich aus den jeweils einschlägigen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung sowie den für die Auftragsverarbeitung geltenden vertraglichen Vereinbarungen.

Speicherdauer und Löschung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erreichung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder eine sonstige datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung rechtfertigt.

Soweit in den einzelnen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung keine abweichenden Speicherdauern angegeben sind, werden personenbezogene Daten gelöscht oder – soweit eine Löschung nicht erforderlich ist – anonymisiert, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen gesetzlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Eine längere Speicherung kann insbesondere erfolgen, soweit dies zur Erfüllung handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, zur Erfüllung sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Datensicherheit

Die Succesphire GmbH trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung vor Verlust, Zerstörung, unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung oder sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling

Im Rahmen der Nutzung der Website und der LegalFusion-Plattform erfolgen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte hinsichtlich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 21 DSGVO sowie
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung ihrer Rechte können sich betroffene Personen jederzeit an den Verantwortlichen unter den in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten wenden.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO beruht, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, besteht das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Das Beschwerderecht richtet sich nach Art. 77 DSGVO.

Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann gesetzlich vorgeschrieben, für den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags erforderlich oder für die Nutzung einzelner Funktionen der Website oder der LegalFusion-Plattform notwendig sein.

Soweit personenbezogene Daten für den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind, ist die betroffene Person verpflichtet, diese personenbezogenen Daten bereitzustellen. Welche Daten hierfür erforderlich sind, ergibt sich aus den jeweiligen Eingabefeldern, Vertragsunterlagen oder der Art der angefragten Leistung.

Werden erforderliche personenbezogene Daten nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass ein Vertrag nicht geschlossen oder durchgeführt werden kann, Anfragen nicht bearbeitet werden können, Benutzerkonten nicht eingerichtet oder genutzt werden können oder einzelne Funktionen der Website oder der LegalFusion-Plattform nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.

Soweit die Bereitstellung personenbezogener Daten weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben oder für den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, erfolgt sie freiwillig. Eine Nichtbereitstellung kann dazu führen, dass einzelne Funktionen oder Leistungen nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden können.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, um sie an Änderungen der Datenverarbeitung, der Website oder der LegalFusion-Plattform sowie an geänderte rechtliche oder behördliche Vorgaben anzupassen.

Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt des Besuchs der Website oder der Nutzung der LegalFusion-Plattform veröffentlichte Fassung der Datenschutzerklärung.